Preuve, engagement et recouvrement, pourquoi le bon de commande ?
La bonne gestion des transactions commerciales est essentielle pour garantir des relations fluides entre fournisseurs et clients. Parmi les outils les plus importants utilisés dans ce processus se trouvent les bons de commande. Ils jouent un rôle central dans le fonctionnement des relations commerciales, notamment en France où leur traçabilité revêt une importance juridique cruciale pour le recouvrement des créances. Fonctionnement des bons de commande
Le bon de commande est un document émis par le client pour formaliser sa demande d’achat auprès du fournisseur. Il contient généralement des informations telles que la description des produits ou services commandés, les quantités, les prix unitaires, les conditions de livraison et de paiement, ainsi que les coordonnées des parties concernées. Le fournisseur examine ensuite le bon de commande et l’accepte s’il est en mesure de satisfaire la demande du client. Ce document devient alors une preuve de l’accord entre les parties.
Importance juridique
La conservation des bons de commande revêt une importance juridique significative, en particulier lorsqu’il s’agit du recouvrement des créances. La traçabilité des bons de commande permet d’établir une preuve solide de l’existence d’un contrat entre le fournisseur et le client, ainsi que des conditions convenues. Ces éléments sont essentiels en cas de litige ou de non-paiement.
Tout d’abord, en vertu du Code civil français, l’article 1341 stipule qu’une action en justice relative à un contrat dont la valeur dépasse un certain montant ( en fonction de la nature du bien ou service vendu) doit être appuyée par un écrit qui en prouve l’existence. Les bons de commande, en tant que documents écrits, remplissent cette condition et servent de preuve juridique. Sans bons de commande traçables, il serait difficile pour un fournisseur de prouver qu’une commande a été passée et acceptée par le client.
De plus, la conservation des bons de commande permet de résoudre les litiges liés aux conditions de paiement et aux quantités livrées. Si un fournisseur constate une différence entre les termes du bon de commande initial et ceux de la livraison réelle, il peut utiliser le bon de commande comme preuve de la demande initiale du client et des conditions convenues. Cela aide à éviter les malentendus et à faciliter le recouvrement des créances.
Enfin, en cas de non-paiement, les bons de commande jouent un rôle crucial dans le processus de recouvrement. Ils fournissent une base solide pour engager des poursuites judiciaires ou pour faire appel à des procédures alternatives de règlement des litiges, telles que la médiation ou l’arbitrage. Les bons de commande traçables aident à démontrer l’existence d’une créance, ce qui facilite la procédure de recouvrement.
En France, la traçabilité des bons de commande est d’une importance juridique cruciale dans, il existe ainsi plusieurs
1. Informations sur le fournisseur :
• Nom de l’entreprise
• Adresse
• Numéro de téléphone
• Adresse e-mail
• Numéro de TVA intracommunautaire (si applicable)
2. Informations sur le client :
• Nom de l’entreprise
• Adresse de livraison
• Adresse de facturation
• Numéro de téléphone
• Adresse e-mail
• Numéro de TVA intracommunautaire (si applicable)
3. Numéro et date du bon de commande :
• Un numéro unique permettant d’identifier le bon de commande
• La date à laquelle le bon de commande a été émis
4. Description des produits ou services commandés :
• Désignation précise de chaque produit ou service commandé
• Quantités spécifiées pour chaque produit ou service
• Références ou codes internes (le cas échéant)
5. Prix unitaires et totaux :
• Prix unitaire de chaque produit ou service
• Prix total pour chaque produit ou service (quantité x prix unitaire)
• Le cas échéant, indication des remises ou des frais supplémentaires
6. Conditions de livraison :
• Date ou délai de livraison convenu
• Mode de livraison (par exemple, transporteur, courrier, enlèvement sur place)
• Coûts de livraison (le cas échéant)
